NIE WIEDER OHNE TRACKING

Unser Herz schlägt für Messen und Events und gleich nochmal höher wenn es zur UEFA nach Kiew geht. Nicht weil es besonders einfach wäre, ganz im Gegenteil. Umso größer das Event, desto komplexer die Anforderungen und höher der Schwierigkeitsgrad. Einfach kann aber jeder. Sobald es anspruchsvoll und komplex, das Projektmanagement agil und der Zeitdruck hoch wird, zeigen wir was in uns steckt. Unzuverlässigkeit ist im Messe und Eventbereich ein Tabu, ohne Planungssicherheit geht es nicht. Diese Erfahrung musste auch Armin Burri machen, Geschäftsführer bei der Orgatent AG: “Unsere Anlieferungen kamen nicht nur zu spät: Es war überhaupt nicht bekannt, wann der verspätete LKW eintreffen sollte, weil er nicht richtig getrackt war.” erinnert er sich schmerzhaft zurück. Um eine solche Eskapade für die Zukunft zu vermeiden, begab er sich darum auf die Suche nach einem Dienstleister mit effizienter Logistiküberwachung, um frühzeitig Verspätungen identifizieren und darauf reagieren zu können und wandte sich vertrauensvoll an Europfast.

Das Projekt startete mit der Definition der agilen Projektorganisation auf Flip-charts und Whiteboards. Dabei wurden konkrete Rollen mit Aufgaben, Kom-petenzen und Verantwortungen definiert. Im gemeinsamen Kick-off lernte man sich kennen und es wurden die konkreten Anforderungen festgehalten. Gemeinsam wurde dann das konkrete Vorgehen und die Organisation weiter ausgearbeitet und ein Kommunikationsplan erstellt. So entstand in Zusammenarbeit der Schlachtplan für den weitere Prozess. ,,Die Zusammen-arbeit war immer sehr positiv und erfolgsorientiert” betont Armin Burri.

Das Projekt wurde umgesetzt wie geplant: Die agile Arbeitsmethodik nach Scrum wurde konsequent eingehalten und funktionierte gut, sowohl in den Daily Scrums als auch in den Sprint Reviews und Retrospektiven. Die Transporte wurden 24/7 getrackt und waren über die Statusüberwachung jederzeit abrufbar, zusätzlich griff die laufende Statusmeldung zum täglichen Abgleich. Der Kunde hatte jederzeit maximale Transparenz und die volle Kontrolle.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Nichts ist wichtiger als offenes und ehrliches Feedback, gerade bei langjährigen Geschäftsbeziehungen: “Ehrliche Haltung auch in schwierigen Situationen – das ist es was wir an der Zusam-menarbeit mit Europfast schätzen und am Ende zum Erfolg führt” hält Armin Burri fest. Ein Feedback, wie wir es nur zu gerne hören, auch und vor allem nach einem solch anspruchsvollem Projekt. Die Wertschätzung geht aber in beide Richtungen: “Die Flexibilität der Orgatent AG in diesem Projekt… das war eine wahre Meisterleistung!” stellt Güray Saritas abschließend fest.

Nicht nur der Kunde gibt uns Feedback, auch wir selbst hinterfragen nach jedem abgeschlossenen Projekt unser Handeln. In diesem Fall lief nicht alles nach Plan, es musste viel improvisiert werden und man musste sich aufeinander verlassen können. Am Ende wurde der Terminwunsch nicht getroffen, die transparente Arbeitsweise hat dies jedoch rechtzeitig kommuniziert und man konnte handeln. Schließlich ist es einem gut aufgestellten und flexiblen Team zu verdanken, dass selbst unter solchen Bedingungen am Ende von einer Erfolgsgeschichte berichtet werden kann!